Verifactu y la Factura Electrónica redefinirán cómo las empresas deben facturar el próximo año. En seis claves, la tecnológica Cosmomedia explica cómo cumplir los plazos para evitar posibles sanciones.
La digitalización ha impuesto un doble bombardeo de normas fiscales: por un lado, la Ley Antifraude, con Verifactu; y por otro, la Ley Crea y Crece, con la Factura Electrónica. El resultado es un mar de tecnicismos que pueden confundir a miles de pymes y autónomos. ¿Son lo mismo? ¿Por dónde empezar a adaptarse?
La respuesta es clara: no son lo mismo. Verifactu, dentro de la Ley Antifraude, regula el software o programa de facturación que se utiliza, garantizando su integridad. En cambio, la Factura Electrónica, establecida en la Ley Crea y Crece, regula el documento que se emite, exigiendo un formato digital y estructurado.
Para aclarar estas diferencias, La tecnológica Cosmomedia ha desglosado las seis claves que toda pyme o autónomo en España debe conocer ahora para no caer en la trampa de los plazos y evitar posibles sanciones.
Qué regula cada Ley: Documento vs.software
La Factura Electrónica está regulada según la Ley Crea y Crece y se enfoca en el tipo de documento qué se envía. Su objetivo es que las facturas entre empresas sean digitales y estructuradas, para facilitar su eficiencia y combatir la morosidad.
Esto significa que la factura no es un simple PDF no estructurado, sino un archivo con un formato específico (como el formato Facturae o el formato unificado) que contiene los datos en campos definidos para que pueda ser leído automáticamente por el sistema informático de la empresa.
Por otro lado, estaría Verifactu, regulado por laLey Antifraude, una normativa que obliga a los programas o sistemas de facturación a garantizar que cada factura es inalterable, para que Hacienda pueda seguirle la pista.
En concreto, el Real Decreto 1007/2023 del 5 de diciembre aprueba el Reglamento regulatorio de este nuevo modelo, que contempla dos sistemas informáticos de facturación (SIF). Los Verifactu, que remiten online todos los registros de facturación a la Agencia Tributaria y los No Verifactu, que deben almacenar esos registros de facturación, garantizando su integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad, además de otras medidas de control adicionales.
Mientras que, para cumplir con Verifactu el programa de facturación debe garantizar que ningún dato pueda borrarse o modificarse sin dejar rastro, para cumplir con la Factura Electrónica simplemente bastaría con usar un formato concreto en el documento, que sea digital y esté estructurado.
La urgencia de los plazos: una cuenta atrás peligrosa
Aquí está el aspecto más relevante, y la razón por la que Verifactu debe ser la prioridad para las empresas.
El marco legal de la obligación de la Factura Electrónica está enclavado en la Ley Crea y Crece, aprobada desde 2022, pero su entrada en vigor está condicionada a la aprobación de un desarrollo reglamentario específico, que todavía no se ha realizado.
A fecha de hoy, ese reglamento que debe detallar los requisitos técnicos aún no se ha aprobado ni publicado en el BOE. Por lo tanto, los plazos para la obligatoriedad de la Factura Electrónica en transacciones B2B todavía no han empezado a correr.
Pero la cuenta atrás de Verifactu sí está en marcha: la fecha límite para que pymes y autónomos adapten su software a Verifactu es el 1 de enero de 2026 para las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades y el 1 de julio para el resto de las empresas, pymes y autónomos. Esta fecha es firme.
“El error más grave que una pyme o un autónomo puede cometer es minimizar la Ley Antifraude (Verifactu) solo porque la Factura Electrónica de la Ley Crea y Crece aún no tiene fecha” indica José Manuel Fuentes, CEO de Cosmomedia.
El código QR y la trazabilidad
Verifactu añade un requisito técnico que va mucho más allá de una simple factura digital: la trazabilidad fiscal.
El sistema obliga a que las facturas incluyan un Código QR obligatorio. Este código no es un mero adorno, sino que permite verificar la autenticidad de la factura. En esencia, Verifactu transforma el programa en un registrador seguro que envía los datos de facturación a Hacienda de forma automática. La Factura Electrónica, en cambio, sólo exige el formato digital.
La multa por incumplir Verifactu es cinco veces superior
El coste de no adaptarse varía y es lo que hace a Verifactu mucho más relevante. Mientras que no cumplir con la Factura Electrónica cuando se desarrolle el Reglamento puede implicar sanciones de hasta 10.000 euros, no ajustar el sistema de facturación al Verifactu, supone una multa fija de 50.000 euros por cada ejercicio si se utiliza o simplemente se tiene un software que no garantiza la inalterabilidad de los registros.
Factura electrónica y Kit Digital ¿con Verifactu?
¿Y qué pasa con la solución de Factura electrónica del Programa Kit Digital? En sus últimos días, los autónomos y micropymes de menos de 3 empleados todavía pueden pedir la ayuda y canalizarla en la solución de facturación electrónica.
En ese sentido, la tecnológica destaca que la solución de Factura Electrónica, además de cumplir con los requisitos del Kit Digital, desde el 1 de julio del 2025 también debería cumplir con las exigencias de la normativa Verifactu.
El motivo es que, desde el 1 de julio de 2025, los fabricantes y distribuidores de software de facturación deben tener adaptados sus programas a la normativa Verifactu. Esto implica que la solución de Factura electrónica del Programa Kit Digital debería estar adaptada a Verifactu si se contrató con posterioridad a esa fecha.
La prioridad de la pyme debe ser la doble certificación, es decir, invertir el bono del Kit Digital en una única solución que cubra tanto la Factura Electrónica como Verifactu.
La mejor estrategia: cumplir con Verifactu primero
Para las pymes y autónomos, la solución pasa por la eficiencia. No se trata de hacer dos adaptaciones, sino de elegir bien la primera: Verifactu.
“Nosotros lo tenemos claro, la prioridad es cumplir con Verifactu, a través de un software que garantice la comunicación con la Agencia Tributaria y la inalterabilidad de las facturas, antes de enero de 2026. La Factura Electrónica todavía no tiene reglamento regulatorio” señalan desde Cosmomedia.
La cuenta atrás para Verifactu ya no tiene retorno. El 1 de enero de 2026 marcará la frontera entre las empresas que están adaptadas a la nueva normativa fiscal y aquellas que se exponen a importantes multas. Desde esa fecha, todas las empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades deberán contar en su software de facturación con un sistema que garantice la comunicación directa con Hacienda, así como la inalterabilidad y trazabilidad de cada factura.
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