La adopción de herramientas de inteligencia artificial generativa está empezando a redefinir uno de los procesos menos visibles, pero más estratégicos, en las empresas: la gestión documental. Lejos de limitarse a almacenar archivos, los sistemas corporativos están evolucionando hacia plataformas capaces de interpretar, relacionar y ofrecer respuestas a partir de la documentación interna. Un cambio que, según expertos, podría modificar la productividad y la forma en que las organizaciones preservan y utilizan su conocimiento.
En los últimos meses, este avance se ha consolidado gracias a la aplicación de técnicas como la búsqueda semántica, los embeddings y los modelos basados en RAG (Retrieval-Augmented Generation), que permiten que un repositorio documental pueda comportarse como un sistema de conocimiento estructurado, no como un simple almacén de información.
“La IA está acelerando algo que llevaba años pendiente y es hacer que las empresas puedan encontrar y reutilizar su conocimiento real”, señala Gaspar Palmer, CEO de OpenKM, que añade que “no hablamos de magia, sino de dar a los documentos la capacidad de relacionarse entre sí y responder en contexto”.
UNA NUEVA CAPA DE INTELIGENCIA SOBRE LOS REPOSITORIOS CORPORATIVOS
La incorporación de modelos de inteligencia artificial generativa sobre los repositorios corporativos está creando una nueva capa de inteligencia que actúa directamente sobre la documentación existente. Estas herramientas no sustituyen los sistemas tradicionales de gestión documental, sino que se integran con ellos para aportar capacidades que antes eran inviables. “Su primera contribución es la clasificación automática de grandes volúmenes de archivos, una tarea crítica en organizaciones donde conviven documentos históricos, información operativa y contenidos creados de forma masiva cada día”, explica Gaspar Palmer.
Uno de los problemas más comunes en las empresas es la proliferación de duplicados y versiones similares de un mismo documento. La automatización intensiva y el uso de plantillas ha incrementado este fenómeno. El CEO de OpenKM matiza que “los modelos de IA permiten detectar estas repeticiones, identificar qué versión es la más reciente y reducir la complejidad que generan estas copias dispersas”.
Otra de las transformaciones relevantes es la capacidad de responder a preguntas en lenguaje natural a partir de la documentación corporativa. En lugar de navegar por carpetas o depender del conocimiento tácito de un departamento, los empleados pueden consultar la información del repositorio como si hablaran con un asistente experto, eliminando fricciones y acelerando procesos internos.
El CEO de OpenKM sostiene que “la IA también facilita búsquedas conceptuales, un avance significativo frente a los motores tradicionales que dependen del nombre, la ubicación o el formato del archivo. Esta funcionalidad resulta especialmente útil cuando el usuario desconoce cómo se denominó el documento original o en qué sistema se generó”.
A esto se suma la capacidad de establecer relaciones entre archivos que antes permanecían invisibles, lo que permite descubrir vínculos temáticos, contractuales u operativos que enriquecen la visión de conjunto. El resultado es la creación de bases de conocimiento dinámicas que capturan el saber acumulado de la organización y lo ponen a disposición de cualquier empleado, independientemente de su área o nivel técnico. Según Gaspar Palmer, “durante décadas, los sistemas documentales han sido repositorios pasivos. La IA permite que ese contenido deje de dormir en carpetas para transformarse en un activo vivo”.
APLICACIONES REALES QUE YA ESTÁN LLEGANDO A LAS EMPRESAS
En el entorno empresarial, la integración de modelos de inteligencia artificial generativa está habilitando escenarios que hasta hace apenas dos años parecían futuristas. Uno de los más significativos es la posibilidad de realizar consultas operativas sin conocer la ubicación del archivo. Un técnico puede preguntar, por ejemplo, cuál es el procedimiento para calibrar la línea 3 y el sistema no solo localiza el documento pertinente, sino que identifica el fragmento relevante y lo devuelve como una respuesta contextualizada.
Este mismo enfoque ha transformado los procesos de incorporación de personal: los nuevos empleados pueden plantear dudas que antes solo resolvía un compañero experimentado, como a quién reporto una desviación de calidad y qué formato se utiliza, y recibir información estructurada extraída directamente de los documentos corporativos.
“La IA también está modificando la forma en que las empresas limpian y mantienen su repositorio documental. Cada archivo que entra en el sistema puede generar automáticamente un resumen, etiquetas temáticas, relaciones con documentos previos o alertas sobre duplicados, evitando que la documentación histórica se convierta en un archivo inmanejable. A ello se suma una capacidad especialmente valiosa, la captura de conocimiento tácito”, asegura Gaspar Palmer.
Procesos que tradicionalmente dependían de la memoria de un técnico pueden documentarse mediante preguntas directas, describe cómo resolviste la última incidencia en sensores que la IA, transforma en artículos coherentes y enlaza con la documentación técnica existente. El resultado es una base de conocimiento más rica, viva y accesible para toda la organización.
EL VALOR ECONÓMICO DEL CONOCIMIENTO ACCESIBLE
Según las estimaciones del sector, los empleados dedican entre el 20% y el 30% de su tiempo a buscar información. La aplicación de IA generativa en sistemas documentales apunta directamente a ese cuello de botella.
“No se trata de producir más documentos, sino de que la empresa pueda entender los que ya tiene”, explica el CEO de OpenKM que añade que “una organización que puede preguntar a su documentación y recibir una respuesta útil está un paso por delante en eficiencia operativa, retención de conocimiento y toma de decisiones”.
Este cambio también tiene implicaciones para la continuidad del negocio, la formación interna y la reducción de la dependencia del conocimiento individual, un riesgo creciente en sectores industriales, energéticos, consultoría o administración pública.
UNA TENDENCIA EN EXPANSIÓN EN EUROPA
Con la llegada del AI Act y la mayor presión regulatoria sobre la gestión de datos, los sistemas de conocimiento inteligente están captando el interés tanto de equipos de TI como de direcciones generales. Europa exige cada vez más trazabilidad, gobernanza y control sobre la información. La IA aplicada a la documentación ofrece un camino para modernizar ese control sin añadir complejidad a los procesos.
“Estamos viendo cómo los repositorios documentales evolucionan hacia los ‘cerebros corporativos’ del futuro”, concluye Gaspar Palmer, que sostiene que “los primeros en dar este paso tendrán una ventaja real y será el convertir la información en conocimiento y el conocimiento en decisiones”.
