Con la implantación de Verifactu, España se encuentra ante un cambio estructural en la gestión de la facturación que transformará el día a día de pymes, autónomos y asesorías. Aunque la obligatoriedad plena del sistema no llegará hasta 2027, el proceso de adaptación ya ha comenzado, y las empresas deben prepararse con antelación para evitar bloqueos operativos y sanciones. En este marco, Quipu, plataforma de facturación y tesorería para pequeñas empresas, ha analizado las experiencias de Italia y Portugal, países que ya navegaron este tipo de transición, para identificar qué funcionó, qué fracasó y qué lecciones deberían asumirse desde ahora.
La fotografía internacional muestra que la digitalización no solo reduce el fraude, sino que redefine procesos, perfiles profesionales y la relación entre empresas y asesores. La clave, según Quipu, está menos en la tecnología y más en el timing, y es que quienes se adelantaron obtuvieron ventajas significativas; quienes esperaron, se enfrentaron a sanciones, bloqueos operativos y pérdidas de productividad.
“Italia y Portugal demostraron que dejar la adaptación para el último mes es una receta para el colapso. La normativa obliga a modernizarse, pero el verdadero riesgo está en esperar”, explica Roger Dobaño, CEO de Quipu.
ITALIA Y PORTUGAL: DOS MODELOS QUE ANTICIPAN EL FUTURO ESPAÑOL
Italia fue el primer gran país europeo en establecer la factura electrónica obligatoria para prácticamente todo el tejido empresarial. Portugal avanzó con un sistema híbrido que introdujo certificados digitales y controles más estrictos sobre la integridad de los datos.
En ambos casos, el patrón fue similar. Las empresas que migraron con antelación mantuvieron la actividad sin sobresaltos, mientras que quienes no lo hicieron sufrieron incidencias, sanciones y retrasos administrativos. Además, el papel del asesor cambió radicalmente, evolucionando hacia un perfil más estratégico, centrado en control de tesorería, análisis financiero y previsiones de impuestos.
Los despachos menos digitalizados perdieron competitividad frente a competidores que ya habían automatizado los procesos que consumen más tiempo. “Italia nos enseñó que el asesor que solo procesa facturas desaparece. Portugal, que la automatización no sustituye al despacho, lo eleva. En ambos países, el asesor digitalizado pasó a ser un copiloto financiero del cliente”, apunta Roger Dobaño.
LECCIONES PRÁCTICAS DE LOS PAÍSES PIONEROS
A partir de conversaciones con despachos europeos y el análisis de la evolución regulatoria, Quipu identifica tres prácticas que funcionan y que España debería seguir para una adaptación exitosa antes de 2027:
1. Formación anticipada. Los despachos que asistieron a sesiones técnicas previas redujeron más de un 50% las incidencias durante el primer trimestre.
2. Migración por fases. Comenzar por los clientes más organizados permitió detectar problemas con tiempo y escalar después a carteras más complejas.
3. Centralización de procesos. Unificar facturación, conciliación bancaria, tesorería y documentación redujo picos de trabajo y evitó duplicidades y errores.
Por su parte, la plataforma de facturación y tesorería para pequeñas empresas explica los tres errores qué se deberían evitar:
1. Confiar en Excel o herramientas no certificadas. Fue la causa principal de sanciones y bloqueos de emisión en Portugal.
2. Formar a los equipos en el último momento. En Italia, el colapso de enero de 2019 estuvo impulsado por la falta de capacitación interna.
3. Subestimar el cambio organizativo. No era solo ‘instalar un programa’, sino que había que definir validaciones, permisos, estados de factura y procesos de corrección.
CÓMO TRANSFORMARÁ VERIFACTU EL ROL DEL ASESOR EN ESPAÑA
El caso italiano muestra que, tras la implantación, los servicios que más crecieron fueron reporting financiero, previsiones de impuestos, análisis de riesgo, control de tesorería y asesoría para financiación. Las asesorías que digitalizaron sus carteras aumentaron su capacidad operativa hasta un 20–30% sin ampliar plantilla, mientras que las que persistieron en procesos manuales perdieron clientes ante competidores más eficientes.
“Quien vea Verifactu como una amenaza va tarde. Quien lo vea como una palanca de valor, llega antes que el resto. El asesor del futuro no solo gestiona impuestos, sino que ayuda a tomar decisiones”, destaca el CEO de Quipu.
ESPAÑA: LA VENTANA DE OPORTUNIDAD SE CIERRA PRONTO
Según el Barómetro Quipu 2025, el 60% de las pymes españolas aún no está preparada para cumplir con Verifactu. El dato recuerda a la situación vivida en Italia y Portugal semanas antes de sus respectivas entradas en vigor.
Para Quipu, el mensaje es claro: “La tecnología ya está lista. Lo que falta es anticipación. Los países que lo hicieron bien coincidieron en algo y es que empezaron antes. España aún está a tiempo, pero la ventana se estrecha cada semana”, concluye Roger Dobaño.
