Antes de hablar de inteligencia artificial, conviene responder dos preguntas básicas: dónde están los documentos de mi empresa y qué leyes se aplican sobre esa documentación. Para muchas organizaciones la respuesta inmediata es M365, iCloud, Google Drive o servicios similares. Sin embargo, esto implica una pérdida de soberanía, ya que resulta imposible conocer con precisión la ubicación de la información, la jurisdicción aplicable y, en muchos casos, quién accedió a qué documento y en qué momento.
Este debate es especialmente relevante en España y Europa, donde el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la inminente obligatoriedad de la factura electrónica B2B y la entrada en vigor del AI Act sitúan el control de la información en el centro de la estrategia empresarial.
“En un escenario como éste queda patente que los servicios generalistas no nacieron para garantizar soberanía. Si la prioridad es saber dónde residen los documentos, con qué retención y qué IA los procesa, se necesita una solución documental con gobernanza integral”, explica Gaspar Palmer, CEO de OpenKM.
CLOUD CON IA: COMODIDAD FRENTE A CONTROL
Los grandes proveedores de servicios en la nube ofrecen soluciones ágiles y colaborativas, pero no están diseñados con un mandato de soberanía de datos. En cambio, los modelos de gestión documental con IA en cloud soberano permiten a las organizaciones decidir dónde residen sus datos, por ejemplo, en centros de datos europeos para cumplir con el RGPD; definir políticas de retención; auditar accesos y asegurar que los modelos de IA procesen solo lo necesario sin alimentar algoritmos externos.
La clave, según explican desde OpenKM, está en “integrar la IA dentro del perímetro de seguridad de la organización”. Esto garantiza que todas las tareas de clasificación, búsqueda o automatización documental se realicen sin exponer información a servicios opacos, minimizando el riesgo de fugas accidentales y maximizando el cumplimiento legal.
CÓMO CUMPLIR EL RGPD USANDO IA
Para compatibilizar el uso de IA con la normativa, los expertos de OpenKM destacan varias premisas:
· Residencia y cadena de tratamiento: elegir proveedores que operen en la UE y documentar encargados y subencargados.
· Base jurídica y evaluación de impacto: identificar si el tratamiento se ampara en contrato, interés legítimo u otra base, y realizar la evaluación cuando proceda.
· Minimización: la IA debe procesar solo lo estrictamente necesario.
· Seguridad granular: políticas basadas en roles, perfiles y privilegios, con auditoría permanente.
· Calendario de retención: establecer disposiciones finales por tipo de documento, aplicar bloqueos legales cuando sea necesario y certificar destrucción documental.
Con este enfoque, desde OpenKM señalan que “las organizaciones pueden explicar de forma transparente a clientes, auditores y empleados dónde están sus documentos, qué normativa los rige y bajo qué condiciones son tratados”. Bajo este paraguas, el avanzado sistema de gestión documental ha creado OpenKM Cloud que ofrece una gestión documental con Inteligencia Artificial alojado en data centers propios con una ubicación bajo control, una gobernabilidad unificada, una IA dentro del perímetro, seguridad por arquitectura e integración en modo SaaS.
CASO REAL: UN BUFETE QUE GANÓ EN CONTROL Y EFICIENCIA
Un despacho de abogados con cuatro áreas de práctica (Administrativo, Tributario, Mercantil y Penal) trabajaba con una combinación de carpetas en la nube, correos electrónicos y discos locales. El resultado era conocido con duplicidad de documentos, versiones contradictorias y pérdida de tiempo en búsquedas.
Tras implantar un sistema de gestión documental cloud con IA, el bufete estructuró la información por cliente y asunto, automatizó la clasificación de escritos y contratos, definió flujos de revisión y firma, e integró un calendario de retenciones.
En cuestión de semanas, los resultados fueron tangibles. El despacho pasó de no saber dónde estaban sus expedientes a responderlo con evidencia documental. Las búsquedas que antes tomaban horas ahora se completan en minutos. El delegado de protección de datos obtuvo herramientas para auditar accesos y retenciones. “Ya no se trata de si puedes adoptar IA, sino cómo hacerlo sin perder el control sobre tu información”, explica el CEO de OpenKM.
UNA CUESTIÓN ESTRATÉGICA
En un entorno donde la IA será motor de productividad, el debate para las empresas no es si adoptarla, sino cómo hacerlo sin perder el control de su información.
“Frente a la comodidad de servicios generalistas, los modelos de gestión documental con IA en cloud soberano ofrecen a las organizaciones la capacidad de conjugar innovación y cumplimiento normativo”, mantiene Gaspar Palmer.
