La gestión del tiempo laboral vuelve a situarse en el centro del debate empresarial en España. El pasado 4 de febrero, el Consejo de ministros dio luz verde a la reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales, una medida que refuerza la necesidad de un control riguroso y actualizado de las horas trabajadas. El acuerdo, alcanzado entre Gobierno y sindicatos, incluye, además, una reforma del registro horario, con el objetivo de combatir las horas extraordinarias no remuneradas y mejorar la transparencia en la gestión del tiempo de trabajo.
En 2024, la Inspección de Trabajo y Seguridad Social impuso sanciones por valor de 20,2 millones de euros a empresas que incumplieron la normativa sobre jornada y registro horario, un 9% más que en el año anterior. Este incremento refleja el endurecimiento de las inspecciones y la creciente presión sobre las organizaciones para garantizar el cumplimiento normativo.
Registro horario: un requisito legal y estratégico
La normativa vigente obliga a todas las empresas a llevar un registro diario, detallado y fiable de la jornada laboral de cada trabajador. Este registro debe ser accesible en tiempo real tanto para el empleado como para la Inspección de Trabajo, lo que requiere la implantación de soluciones digitales capaces de garantizar la trazabilidad, autenticidad y protección de los datos.
Según Elisabeth Marin, managing director de Woffu, “el registro horario ya no es solo un trámite administrativo; se ha convertido en una herramienta estratégica para las empresas, clave para optimizar la gestión del tiempo, facilitar la flexibilidad y reforzar la cultura de transparencia”.
¿Cómo pueden las empresas adaptarse a la nueva normativa laboral?
Ante el nuevo marco regulador, las organizaciones deben adoptar un enfoque proactivo para garantizar el cumplimiento del registro horario y, al mismo tiempo, optimizar la gestión del tiempo laboral. Para ello, es clave seguir estos pasos:
- Establecer una política horaria clara junto con los empleados o representantes. Definir normas transparentes sobre horarios, flexibilidad y pausas, asegurando que se adapten a la realidad operativa de la empresa y a las necesidades de los empleados.
- Buscar herramientas que se adapten a sus políticas horarias y permitan aplicarlas. No todas las soluciones de registro horario ofrecen la flexibilidad necesaria para gestionar diferentes modelos de trabajo. Es fundamental optar por plataformas que permitan personalizar reglas, gestionar turnos y facilitar el teletrabajo o modelos híbridos.
- Confirmar que estas herramientas cumplen los requisitos de la ley. La solución elegida debe garantizar la trazabilidad de los datos, permitir el acceso en tiempo real a los registros y cumplir con los criterios de autenticidad y protección exigidos por la Inspección de Trabajo.
- Aprovechar el registro horario para obtener información de valor. Más allá del cumplimiento normativo, las empresas pueden utilizar los datos recogidos para analizar patrones de trabajo, mejorar la productividad y fomentar un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal.
Consecuencias del incumplimiento
Las empresas que no cumplan con la normativa se exponen a sanciones económicas de hasta 10.000 euros por empleado, según la Inspección de Trabajo. Este riesgo hace imprescindible la adopción de medidas que garanticen el cumplimiento legal y la correcta gestión del tiempo laboral.
Una oportunidad para modernizar la gestión del tiempo
Tal y como se destaca desde Woffu, lejos de ser una simple obligación legal, el registro horario digital ofrece a las empresas la posibilidad de mejorar su eficiencia operativa. Además, el nuevo marco laboral favorece la consolidación de modelos híbridos y flexibles, donde la gestión ágil del tiempo es clave para equilibrar productividad y bienestar. En este contexto, el registro horario no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que actúa como un indicador estratégico para medir y mejorar la eficiencia operativa y el clima laboral.
Un cambio cultural inaplazable
“Con la nueva reducción de jornada y la reforma del registro horario, las empresas no solo deben actualizar sus procesos tecnológicos, sino también impulsar una nueva cultura del tiempo, basada en la transparencia, la corresponsabilidad y el equilibrio entre vida personal y profesional” afirma Marin.
La adaptación al nuevo registro horario es, por tanto, una oportunidad estratégica para modernizar las organizaciones, mejorar la confianza de los empleados y convertir el cumplimiento normativo en una ventaja competitiva.
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